有意義な会議を行うための6つのポイント


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当たり前のことですが、人は平等に時間を与えられていて、1日は24時間しかありません。

寝る時間や食べる時間も必要だし、移動時間や人と接する時間もあるので、そう考えるとおそろしいくらい一日は本当に限られた時間の中で過ごしています。

そんな中で、会議の時間はとっても貴重な時間です。今回は、有意義な会議にするためのたった6つのポイントを紹介します。

 

無駄な会議とは?

有意義な会議とは、ズバリ、「集まったメンバーに情報を共有し、方向付けを明確にすること」です。

 

なので、その目的が達成できれば、会議形態はこだわらなくてもい。

ぼくは、会議は極力少なくない方がいいと思っています。集まる理由があれば、FACE to FACEで集まって議論すべきだし、共有だけでよければ、ZOOMとかを使ってビデオ会議で十分です。

 

だからこそ、人と会う会議の時間は、特に重要とみなしているし、きっちり“時間内”で濃い時間にしたいと思っているんですが、中には無駄と思ってしまう会議もあります。

 

https://twitter.com/FlyingSwamp/status/964396427991396355

 

上記のような会議は、ぼくは心から嫌いです。

それでは、その理由と改善策を順に説明していきましょう。

 

 

着地点がない

これは、完全にファシリテーターの責任です。会議の価値はファシリテーターによって決まると言っても過言ではありません。

会議が始まったら何をするべきかというと、まずは会議の目的と、落とし所を決める必要があります。

これを決めずに会議を始めてしまうと非常に効率の悪くなり、いわゆる無駄な時間になってしまいます。

もし、着地点がわからないと思ったのであれば、ファシリテーター以外の人が「この会議の決めることは、〜ですかね??」と柔らかく聞いてみるとトゲがなくていいですね。

 

 

誰かの独壇場になっている

これもよくあるパターンですね。特にこれは、プレゼンターの責任であることが多いです。

持ち時間は15分と言われながら、10分も20分も平気でオーバーする人です。周りの人は「これ、いつ終わるの?」とみんな思っています。

 

こうなると、すべてがパァー。

 

聴き手はどんどんストレスが溜まり、プレゼンターの話には全く興味はありません。

「いつ終わるのか?!?!」

これしか頭の中に巡っていません。よくあるのは、もうこれでラストのスライドだろうと思ったら、そこから何枚も続くパターン。

 

周りには貧乏ゆすりをしだす人も出てくるでしょう。

いくら良い内容であっても、結局めちゃくちゃ悪い印象しか残らないので、時間はしっかりと守るべきということを心置いておくべきです。

 

 

先入観のみで話が進む

これはどういうことかと言うと、何の根拠もない、その人だけの先入観だけで話が進むパターンです。

何を根拠にしているかというと、その人の価値観でしかない。根拠データも何もないので、その話を聞く価値は一気に薄れてしまいます。特に、一般人は何の効果も生みません。

 

ある程度有名な人であれば、その人の感覚自体に価値を見出すかもしませんが、そんな人はほとんどいません。99,9%以上が一般人です。

あとは、データの数が少ないのに、あたかもそれが真実だ!みたいな話し方をする人。

アンケートとって、10人以下の意見なんて統計的に根拠となるわけがないでしょう。あまりにも範囲が狭すぎる話なので、せめて“参考”や“傾向”程度に抑えた方がいいです。

わざわざ会議で集められ、貴重な時間を割いているのに、一般人の先入観を語られても無駄なわけです。

出来るだけ信憑性のあるデータを用いて、議論するようにしましょう。

 

 

雑談が多い

これもよく見る光景ですね。

ファシリテーターがしっかりと進行してくれればいいんですが、雑談ベースに話す人の場合は最悪です。

雑談なんてわざわざ会議という形をとってするべきことではありません。雑談は、日常の中で行うべきものであって、会議では端的に要点のみを議論するべきです。

周りで聞いている人はたまったものではないです。特に、ベテランの話したがりの人がいる時は注意が必要ですね。

 

 

話し合って満足してしまう

会議は、愚痴を言う場所でもなければ、マスターベーションの場でありません。

普段思っていることを言いたいだけ言って、満足する人結構いると思いませんか?発言したあとは妙にすっきりしてて、そのあとは黙ってるみたいな。

そういう人たちは、自分の考えていることを口に出したいだけで、会議をすることの目的を考えていません。

随時、目的と話している内容にズレがないか、本人あるいは他者が気にかけることが大切です。

 

 

結局、誰も行動する人がいない

会議は何のためにしているか?

これが理解していないと、こういうことが起きてしまいます。いろいろアイディアが出て、議論も活発になってくるんですが、その会議後の改善度合いが著しく低いケースです。

 

意見だけ言って、結局自分がやろうなんて思っていない人がいます。自分は良い意見言ったからあとはだれかやるでしょ?的なスタンス。

みんながそんな他力本願スタイルだと、結局状況が変わらないということがしばしば起きます。

これは、自分事できていないことが原因として考えられますので、そうさせるためにも、「役割分担」を明確にすることで回避できる可能性が十分高くなります。

だれが、いつまでに、どのレベルまで取り組むのか。これをしっかりと明確にしましょう。

 

 

まずは、自分が変わろう

今まであらとあらゆる会議に出席していますが、上記のような無駄な会議は少なからずあります。

一方で、とても印象的なことは、優秀な人たちの集まりほど、驚くほど時間管理をされています。

みんなが時間が有限であることを認識しており、そしてその限られた時間内で議論をして方向性を示すことが如何に生産性が高いことなのを認識しているからですね。

https://twitter.com/FlyingSwamp/status/964397021518995457

 

なかなか同じような考えの人同士だけが集まるというのは難しいかもしれませんが、「時間感覚が似た人」と一緒にいようとする意識はとても重要になってきます。

これから関わっていくべき人を見極めるということ。そして、仮にそれができないとしても、会議をやる意義をしっかり理解して、自らが会議の軌道修正をできるようになりましょう。

 

 

まずは、自分から変わること。

 

 

これが最も重要なことです。

 

 



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ABOUTこの記事をかいた人

1988年生まれ。2011年慶應義塾大学総合政策学部卒。某大手製薬メーカーに営業職として入社。地域医療への貢献、大学病院から全国への医療機関への製品波及に携わる。どん底からのV字復活や、営業成績全国1位など数々の賞を受賞。2017年に新しい生き方を模索するために、福岡県大牟田市の地域おこしに参画。主に「若者×地域×未来」のキャリアを描く仕組みを創るため教育事業プロジェクトを始動し、現在に至る。